Persondataforordningen

Den 25. maj 2018 træder Persondataforordningen i kraft. Datatilsynet har i den forbindelse oplyst, at der vil komme et væsentligt forhøjet bødeniveau i forhold til de nuværende regler i Persondataloven. Det er derfor en god idé at være forberedt, så du kan undgå de høje bødestraffe.

Hvad er persondata?

For at leve op til reglerne er det vigtigt at forstå, hvad "persondata" betyder. Her er forordningens egen definition:

"Enhver information, der kan relateres til en identificeret person, eller data der kan direkte eller indirekte identificere en person. F.eks. kan der være tale om navn, CPR.nr. online identifikationer eller oplysninger angående fysisk, psykologisk, økonomisk, kulturel tilstand samt religiøs eller politisk overbevisning."

Vigtigt: Det er kun data, der er personhenførbare, som er omfattet af Persondataforordningen. Oplysninger om juridiske personer er ikke omfattet af Persondataforordningen.

Hvordan skal du behandle personoplysninger?

Du må gerne opbevare offentligt tilgængelige kontaktoplysninger om kontaktpersoner hos en kunde eller en leverandør, men du må ikke tilføje yderligere oplysninger om kontaktpersonen som f.eks. politiske eller religiøse tilhørsforhold, medmindre personen har givet samtykke hertil.

Du skal dog altid have et gyldigt grundlag for at indsamle og behandle alle typer af personoplysninger.

Hvad skal du gøre for at opfylde persondataforordningens krav?

Her er de forhold, du skal sørge for at beskrive:

• check Hvilke personoplysninger din virksomhed indsamler og med hvilket formål de indsamles - det gælder både for kunder, leverandører og egne ansatte mfl.
• check Hvordan din virksomhed behandler de indsamlede personoplysninger, og om din virksomhed evt. sender de indsamlede oplysninger videre til samarbejdspartnere
• check Hvornår din virksomhed sletter de indsamlede oplysninger igen
• check Hvordan din virksomhed opbevarer de indsamlede oplysninger, og hvilke sikkerhedsforanstaltninger, der er indført for at beskytte de indsamlede personoplysninger
• check Hvordan din virksomhed har informeret de registrerede personer om de ovenstående forhold
• check Hvordan din virksomhed opfylder de registrerede personers krav på at få udleveret alle de personoplysninger, der er indsamlet om dem

Du kommer rigtigt langt med sund fornuft og ved at bruge princippet - "Need to know, nice to know", når du indsamler og behandler personoplysninger. Med andre ord: Forsøg så vidt muligt kun at indsamle de oplysninger, du rent faktisk skal bruge.